Inscription / Registration

Conditions Générales

Inscription & Règlement : Vous recevrez automatiquement une copie de votre formulaire réponse via email, sinon vérifiez vos spams et contactez-nous pour confirmer.

- Les demandes de paiement sont envoyées manuellement entre le jour de votre inscription et jusqu'à 1 semaine suivant l'envoi de votre formulaire. Elles sont dues sous 48h après envoi des demandes (prévoyez d'avoir les fonds disponibles avant d'envoyer votre formulaire ou d'indiquer toute requête spéciale en commentaire pour que nous en étudions la faisabilité, sans garantie d'acceptation).
- Si vous ne réglez pas lors de l'envoi de la demande de paiement, nous enverrons 1 rappel à l'approche du délai de 48h et sans finalisation rapide, nous annulerons votre inscription et accepterons une personne en liste d'attente à votre place. Vous aurez la possibilité de refaire votre inscription sous réserve de disponibilité, avec des frais de 10€ de majoration pour surcharge administrative et possiblement à un pallier tarifaire supérieur. (La date de paiement n'a pas de rapport avec la date de l'évènement et le règlement est dû lors de la demande).
- Il est possible d'opter pour un paiement en 2x ou 3x sans frais, à partir de 150€ pour votre Pass et votre Hébergement. Vous pouvez souscrire à l'option de paiement en 3x jusqu'au 28 Janvier 2025, et en 2x jusqu'au 28 Février 2025 : la dernière échéance sera demandée le 28 Mars 2025 au plus tard. Chaque mensualité devra être réglée sous 48h après la requête sous peine d'annulation de votre Pass et/ou Hébergement, sans possibilité de remboursement des échéances précédemment réglées. Au delà de ces dates, le paiement ne pourra être effectué qu'en 1 seule fois.

Parité & Liste d'Attente : Pour mieux contrôler la parité, la mise sur liste d'attente est automatique pour les personnes s'inscrivant seules : nous surveillons les inscriptions et validons les stagiaires dès que possible. Votre inscription n'est prise en compte qu'à réception du paiement : cela signifie que les personnes à jour de leur règlement ont la priorité dans la liste d'attente. Dans le cas où nous ne pourrions pas vous accepter, vous seriez remboursés.

Remboursements & Transfert de Pass : Les remboursements ne sont possibles qu'en cas de force majeure et sur justificatif (blessure longue durée avec certificat médical, empêchement professionnel et attestation de l'employeur...). Toute demande de remboursement doit avoir été présentée au minimum 1 mois avant le début de l'évènement. Passé ce délai, nous n'accepterons aucune demande de remboursement, quelle qu'en soit la raison, mais un transfert à l'année suivante sera possible. Il est possible de céder ou revendre vos pass en cas d'empêchement en nous informant à FrenchicanProductions@gmail.com de la modification de nom à effectuer (sauf Pass Gagnés qui sont incessibles).

Accidents & Vol : L’organisation ne peut être tenue responsable de vos biens ou des blessures physiques entre les participants. La danse est une activité sportive comportant un risque inhérent de blessure physique : il appartient aux participants d’avoir une assurance personnelle et une responsabilité civile les couvrant durant notre festival. Soyez vigilants.

Factures : Veuillez adresser vos demandes de factures à FrenchicanProductions@gmail.com. Les factures vous seront transmises dans le mois suivant l'évènement pour confirmer les sommes finales réglées. Concernant l'hébergement, seul le Responsable de l'hébergement ayant effectué le paiement pourra demander une facture à son nom et pour la totalité de la somme : la facture sera effectuée par Frenchican Productions et pourra mentionner l'adresse de l'évènement mais elle ne pourra être éditée au nom ni pour le compte d'Odalys.

Hébergements : Les hébergements sont à réserver en même temps que votre pass : Le responsable fera le règlement de l'intégralité de l'appartement pour la totalité du séjour en listant impérativement TOUS LES OCCUPANTS du logement (majeurs, mineurs, bébés, danseurs ou non). Les autres colocataires n'auront qu'à mentionner le nom du Responsable sur leur inscription pour être affectés au logement en question. L'évènement ne peut-être tenu responsable des arrangements et paiements entre colocataires. Nous avons mis de côté un stock limité d'appartements pour 2 à 5 nuits allant du 6 au 13 Mai 2025 (et devant couvrir au moins 1 nuit sur les dates de notre évènement) : les chambres sont sous réserve de disponibilité sur le principe du 1er arrivé, 1er servi. Les réservations de logements via notre évènement seront clôturées au plus tard au 1er Avril 2025 (ou avant si l'hotel était complet).

Comportement : Les participants devront se comporter de manière courtoise et respectueuse envers les autres stagiaires, les enseignants, le staff du Med in Swing et le personnel de l’hôtel en tout temps. Ils doivent aussi accepter les décisions des enseignants et des organisateurs pendant l’événement (audition, niveaux, modification de planning....)

Si ces éléments ne sont pas respectés, l’organisation se réserve le droit de retirer l'autorisation d'accès et de demander de quitter l’événement sans remboursement d'aucun frais. L'inscription au Festival vaut acceptation automatique du Code de Conduite et toutes les possibles mises à jour qui y seraient apportées en fonction des nécessités.

Droit à l'Image et Vidéos : Les participants peuvent apparaître sur les supports médias que l’organisateur ou les prestataires enregistreront pendant l’événement (photos, vidéos, réseaux sociaux). L’organisateur peut utiliser librement ces supports à des fins promotionnelles ou artistiques, sous quelque forme que ce soit. Ces supports sont la propriété de l’organisateur. Les participants ne sont pas autorisés à prendre des photos ou vidéos durant les cours, sauf autorisation expresse de l’enseignant (récapitulatif des cours, personne dédiée...)

Enfants Mineurs : Les enfants mineurs seront sous l’entière responsabilité et surveillance des parents ou d’un adulte expressément désigné par ces derniers. L'évènement, les professeurs, le staff ni les autres stagiaires ne peuvent être tenus responsables ou considérés comme gardiens d'un mineur laissé sans surveillance.

Les inscriptions pour les Intensives et Compétitions ouvriront bientôt, via des formulaires d'inscription séparés.

Merci pour votre compréhension et à bientôt sur les pistes!

Terms & Conditions

Registration & Payment : You will automatically receive a copy of your registration form with your answers via email, otherwise check your spams & contact-us to confirm.

- Payment requests are sent Manuella between the day of your registration and up to 1 week following the reception of your form. Payment is due 48h after the request was sent (please make sure to have the funds available before sending in your registration or to indicate any special request in the comment section so we can study its feasibility, without guarantee of acceptance).
- If you don't pay when the payment is requested, we will send you 1 reminder as the 48 hour deadline approaches and without a quick finalization, we may cancel and delete your registration and accept a person on the waiting list in your place. You still have the possibility to redo your registration, with a 10€ fee for administrative surcharge and possibly at a higher price bracket. (The payment date is not tied to the event date and the payment is due at registration, as soon as it is requested)
- It is possible to choose a 2x or 3x payment, starting from €150 for your Pass and/or your Accommodation. You can select to the 3x payment option until January 28, 2025, and 2x until February 28, 2025 : the last installment will be requested on March 28, 2025 at the latest. Each installment must be paid within 48 hours after the request, or your registration and/or accommodation might get cancelled, without the possibility of requesting a refund of the previous installments. Past these dates, payment can only be done in Full when you register.

Role Balance & Waiting List : To better control role balance, the waiting list is automatic for anyone signing up alone : we watch registrations and validate attendees as soon as possible. Your registration is only taken into consideration when the payement has been received : it means that people up-to-date with their payment have the priority in the Waiting List. In the case where we wouldn't be able to accept your registration at the event, you would be refunded.

Refunds & Pass Transfers : Refunds are only possible in case of force majeure and with a proof (long duration injury with a doctor's note...). Any refund request must have been presented at least 1 month prior to the start of the event. Past that date, we won't accept any request for a refund, no matter the reason, but a transfer to next year remains possible. It is also possible to sell or transfer your pass in case you can no longer attend by informing us at FrenchicanProductions@gmail.com of the name change for the transfer (except Passes won that cannot be transferred).

Accidents & Theft : The organization cannot be held responsible for your property or physical injuries between participants. Dance is a sport and an athletic activity with an inherent risk of physical injury : It is the responsibility of each participant to have personal insurance and civil liability covering them during our festival. Be vigilant.

Payment Receipt : Please send your requests at FrenchicanProductions@gmail.com. Payment receipts will be sent in the month following the event, to confirm the final price paid. For housing, only the person responsible for paying the Apartment can ask a receipt at their name and for the full amount paid : the bill will be made by Frenchican Productions and can mention the address of the event location but cannot be edited in the name of Odalys Hotel.

Housing : Apartments need to be booked at the same time as your pass : The Person in Charge of the Apartment will pay the full amount for the whole apartment over the entire duration of the stay, and will imperatively list ALL THE OCCUPANTS of the apartment (adults, minors, infants, dancers or not). Other roommates will just need to mention the name of the Apartment Leader in their registration form to be allocated to the same housing. The event cannot be held responsible of arrangements and payments between roommates. We have put aside a limited stock of apartments for 2 to 5 nights going from May 6th to 13th, 2025 (that have to cover at least 1 night going over the weekend of our event) : housing is based upon availability on a "1st come, 1st served" principle. Apartment bookings through our event will be closed latest on April 1st, 2025 (or earlier if the hotel were to sell out)

Behavior : All attendees must behave in a courteous and respectful manner towards other attendees, teachers, the Med in Swing staff and hotel staff at all times. They must also accept the decisions of teachers and organizers during the event (audition, levels, modification of schedule, etc.) If these rules are not followed, the organization reserves the right to withdraw their access authorization and ask to leave the event without reimbursement of any costs. Registration for the Festival means the automatic acceptance of the Code of Conduct and any possible future updates.

Image and Video Rights : Attendees may appear on media that the organizers or service providers will record during the event (photos, videos, social medias). The organizers may freely use these materials for promotional or artistic purposes, in any form whatsoever. These materials are the property of the organizers. Attendees are not allowed to take photos or videos during workshops, unless expressly authorized by the teachers (workshop recap, dedicated person, etc.)

Underaged Children : Children under 18 will be under the full responsibility and supervision of their parents or an adult expressly designated by them. The event, teachers, staff or other attendees cannot be held responsible or considered guardians of a minor left unsupervised.

Registrations for Intensives and Competitions will open soon via separated registration forms.

Thank you for your understanding and see you soon on the Dancefloor!